为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案管理实体分类办法》等规定，结合学院实际制定本规范。

 一、档案归档工作责任人：专职档案管理员

二、下发归档计划

3月初，专职档案管理员制定年度归档工作计划，经党政办公室主任审核后下发。计划包括归档各阶段工作要求、部门归档移交时间安排、档案整理要求等内容。

三、档案整理指导

归档通知下发一周内，专职档案管理员根据档案整理要求对各部门的档案整理工作进行督促、指导，确保归档工作高效、准时完成。指导内容包括卷内文件排列原则、装订要求、页号编写、归档信息填写、电子文件上传、相关信息备注等。

四、移交资料审核

4月中旬，根据归档计划的要求开展归档交接工作，专职档案管理员对各部门移交的归档材料进行审核，审核内容如下：

1、对照移交档案目录检查归档资料是否齐全、完整。

2、检查案卷装订是否整齐美观，是否有残留金属物。

3、检查案卷顺序页号是否有误和遗漏，归档章填写内容是否准确。

4、检查档案信息是否上传档案系统，上传信息是否准确，纸质档案的电子稿或扫描件是否上传档案系统。