为规范学校全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》《全宗指南编制规范》(DA/T12-2012、2012-11-15)，结合工作实际，制定全宗卷整理方法：

一、关于全宗卷

全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案室的业务工作具有重要意义。

二、全宗卷的主要内容

卷一：全宗介绍（档案管理综合材料）

主要包括:1.全宗指南（全宗介绍）；２.档案管理制度；３.档案管理体系网络图；４.档案机构设置和调整文件；5.档案工作人员任免文件；6.档案培训材料；7.年度工作计划和总结；8.学校内设机构和人员编制等（１.2.3.4项为必要项）

卷二：档案收集

主要包括:1.行政、党群、教学、学生、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；２.档案移交目录等；3.征集、收集相关材料（1.2为必要项）

卷三：档案整理

主要包括：１.档案分类方案；２.保管期限和归档范围；3.档案整理工作计划；4.档案整理情况说明等。

卷四：档案鉴定

主要包括:１.档案鉴定工作制度；2.档案工作鉴定小组成员名单；3.鉴定档案分析报告；4.销毁档案的请示与批复；5销毁档案清册等。（如有销毁档案工作2.3.4.5为必要项）

卷五：档案保管

主要包括:1.档案保管工作制度；2.库房安全检查记录；3档案安全检查报告；4.档案库房温湿度记录；5.档案破损情况调查与修复（抢救）；6.档案保管状况分析与工作总结、报告等（2.3.4项为必要项）。

卷六：档案统计

主要包括：1.各类档案收进、移出统计台账；2.档案统计年报等。（1.2项为必要项）

卷七：档案利用

主要包括:１.大事记；２.组织沿革；３.档案借阅登记；４.档案利用事例汇编；５.利用档案资料出版的书籍、汇编；6.档案借阅登记簿；7.档案利用效果登记簿（1、2、3项为必要项）

卷八：档案管理新技术的应用

主要包括：１.办公自动化开发应用情况；２.计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３.档案数字化方案；４.档案数字化成果说明；５.档案管理软件安装盘；6.档案信息化建设发展规划（2、3、5项为必要项）

卷九：综合全宗

主要包括：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，上述卷一——卷八中涉及多个全宗的文件材料。

三、全宗卷的整理

（一）准备

全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理过程中产生的文件材料，先归入预设的全宗卷盒内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，一个类别内文件材料数量较多时可设分卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予剔除。

（二）分类排列

分类：全宗卷按照全宗介绍、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案新技术应用、综合全宗分为9类。

排列：每类全宗卷内文件按照时间顺序依次排列。

（三）装订

卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉线装订，逐件加封面、封底（封面和封底采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件题名、时间、卷号、件号、页数项目，封底空白。（封面样式见附录1）

（四）编号  

卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给一个编号，从第一件始依次顺延，如“１至10”；每类中的文件材料均从“１”始依次顺延。每件文件材料按实际页数在右上角编页码。每一类全宗卷文件材料过多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开。

（五）编目

卷内文件材料要编制全宗卷目录，一式两份，一份置于每盒盒首，一份集中保管。（全宗卷目录样式见附录2）

（六）装盒

整理好的文件材料依次装盒。（盒脊样式见附录3）

注：整理全宗卷时，如各单位管理全宗所形成的卷内文件材料不多，根据实际情况酌情合并全宗卷的内容。

四、全宗卷的管理

全宗卷排列在目录检索工具首位。全宗向档案馆或有关单位移交，其全宗卷应随同移交。