第一章 总 则
第一条 为规范学校重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用，保证重大活动档案的真实、完整，根据《中华人民共和国档案法》《山东省重大活动档案管理办法》等法律、法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称重大活动档案，是指在学校重大活动中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。
第三条 各单位应当加强对重大活动和突发事件档案工作的组织领导，建立健全工作制度，保证档案管理做到收集齐全完整、整理规范有序、保管安全可靠、鉴定准确及时、利用简捷方便、开发实用有效。
第四条 重大活动档案管理工作遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理的原则。
第二章 工作职责
第五条 学校档案室负责监督、跟踪、指导重大活动档案管理工作。活动的承办部门负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。
第六条 专兼职档案管理员按照职责分工，应积极参与学校重大活动，并负责活动档案的管理工作。学校档案室可以根据需要，提前介入重大活动工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动档案。
第三章 管理要求
第七条 学校重大活动的承办部门在制订重大活动实施计划时，应当同时做好活动的档案管理工作计划，明确重大活动档案的责任人员，制订并落实相应的收集、整理、移交、保管等措施，保证活动档案的齐全、完整、准确和系统。
第八条 负责学校重大活动档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密。
第九条 重大活动的承办部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：
（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记，宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；
（二）照片、录音、录像；
（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；
（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；
（五）其他具有保存利用价值的文件材料。
第十条 学校档案室应当按照有关规定接收重大活动档案，并建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动档案资源。
第十一条 本办法所称重大活动，是指下列活动：
（一）学校主办或承办的市级及以上会议或活动。
（二）地市级及以上主要党政领导在学校的视察、调查研究和工作指导等活动。
（三）著名专家、学者来学校考察、调查研究、工作指导和访问等活动。
（四）重要境外人士、友好团体来学校考察、访问等外事活动。
（五）学校召开或举办的全校性的、有重大影响的会议或活动。
（六）学校领导出国访问、考察等外事公务活动。
（七）学校参与的对学校发展有长远影响的市级及以上活动。
第十二条 需要学校宣传部门参与拍摄的重大活动，宣传部门应当在活动结束之日起30日内向学校档案室移交一套原素材声像档案。
第十三条 学校重大活动结束后档案的归属与移交：
学校重大活动结束后，承办部门应当在活动结束之日起30日内到学校档案室办理全套档案移交手续，并对活动档案的管理人员及收集情况做出书面说明。
第十四条 尚未向学校档案室移交的重大活动档案，应当妥善保管；未经学校领导批准，不得向任何单位或者个人出售、转让、赠送，不得私自携运出学校。
第四章 档案利用与开发
第十五条 经学校主要领导批准后，可以通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布开放的学校重大活动档案。
第十六条 学校档案室负责建立重大活动档案专题目录，加强档案信息化管理，提高档案利用水平。
第五章 表彰与惩罚
第十七条 在学校重大活动档案收集、整理、移交、保护和提供利用等工作中做出突出贡献的集体和个人，学校适时给予表彰和奖励。
第十八条 违反本办法规定，有下列行为之一的，应当责令其限期改正，逾期未改正的，给予主管人员或者其他直接责任人员通报批评。
（一）承办部门未及时通知或者拒绝、阻挠相关人员参加学校重大活动档案工作，并造成档案资料损失的。
（二）学校重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的。
（三）未按照规定保管、移交学校重大活动档案的。
（四）未按照规定办理档案登记、提供档案目录和情况说明的。
第十九条 违反本办法规定，有下列行为之一的，学校将追究直接负责的主管人员或者其他直接责任人员责任，造成损失的，依法追究相应责任。
（一）涂改、伪造、损毁、丢失学校重大活动档案的。
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校重大活动档案的。
第二十条 非法买卖学校重大活动档案或者将学校重大活动档案私自赠送他人的，依照《中华人民共和国档案法》等法律、法规的有关规定处理。
第六章 附 则
第二十一条 本办法由学校党政办公室负责解释。
第二十二条 本办法自公布之日起施行，原《重大活动档案管理办法》（鲁丝院办〔2012〕5号）废止。
