文书档案归档整理办法

一、文书档案归档范围

凡学校在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：

一是本机关形成的文件；二是上级机关颁发的文件；三是下级机关上报的文件；四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。具体请参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）。

二、归档文件整理分工

各科室兼职档案管理员负责本科室文件材料的收集工作。党政办公室专职档案员负责按照文书档案管理规定接收各部门文件材料，并按照档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料进行整理归档。

三、归档文件整理的方法和质量要求

（一）文件材料整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）本单位文书档案采用年度—保管期限进行分类。各科室、单位形成的文件应区分年度、保管期限集中排放在一起。

（三）归档文件应准确判断保管期限。本机关文书档案保管期限分两种：永久、30年、10年。

（四）件的确定。归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正文（包括附件）与底稿为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件。

（五）件内的排序。收文首先是文件阅办单，然后是正文。有收文办理结果的，办理结果在前，收文在后；发文首先是正文，然后是发文稿纸（需加盖印发机构签章），最后是底稿；转发文在前，被转发文在后。

（六）页码编制与装订。归档文件材料永久期限的须去掉金属物，按件采用棉线装订，并在正面有文字的右上角和反面有字的左上角用铅笔标注页码（空白页无需标注）。一般永久档案5页（含5页）以下采用左上角直角装订，5页以上用三孔一线进行装订。10年期限的不需要去掉金属物，页码编写同永久。一件一个页码流水号。

（七）加盖归档章。归档文件应按分类方案结合事由、文号、责任者原则排序，并在文件首页上端的空白位置加盖归档章，归档章内注明全宗号、年度、件号、页数、保管期限。

（八）按保管期限对归档文件材料进行编号，在同一保管期限内的文件按照事由、文号、责任者原则先后排列，排序要规范，便于查考。同一年度同一保管期限编一个流水号，一件一号，不能出现重号或空号。

（九）归档文件材料要符合质量标准。文件应齐全完整；对破损文件进行裱糊；文件材料如有字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况，应当进行复制；不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，以便于档案的利用和保管。

（十）编目。归档文件编目应以“件”为单位，在目录中一件只体现为一条条目，几份文件为一件时，归档文件目录中只对最前面一份文件编目，成套文件（如会议文件、报表、刊物等）逐件加盖归档章后，逐一填写归档文件目录。

（十一）归档文件装盒时，不同年度、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按所编件号顺序装入档案盒，并准确填写档案盒脊背及备考表项目。

（十二）归档文件目录一式三份。一套检索总目录应单独装订成册并编制封面；一套存入全宗卷；一套放于盒内，盒内目录与盒内档案实体相对应。

四、文书档案归档时间

每年办公室（综合科）档案管理员按照文书档案管理规定接收各科室上年度文件材料，并按照档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料进行整理归档，整理完成后于6月30日前移交档案室（电子版同步移交）。

办理档案材料移交时，双方应按照移交目录逐项清点、核对，验收合格后，实行双方签字交接。

 

 

 

 

 

 

设备档案归档整理办法

一、设备档案归档范围

设备档案是指本单位购置的具有一定科技含量的、非低值易耗品的耐用型设备仪器材料，一般包括四个方面的内容：

一是申批材料，包括购置申请、批复、采购单、订货合同（协议）等；二是随机材料，设备仪器的使用说明书、合格证、保修卡（单）、图纸、装箱单等；三是使用维修材料，设备使用、设备保养、维修记录等；四是旧设备处理材料，设备报废申请书、设备移交清单、设备处理报告。

二、设备档案整理分工

设备档案应由设备采购部门、使用部门、管理部门及处置部门按照设备档案的归档范围和归档要求装订成册，移交档案室，由档案室整理立卷。

三、设备档案整理方法和质量要求

（一）设备档案按照设备类型进行分类，如运输设备、信息化设备、办公设备等，实行每台设备一机一档管理。

（二）设备档案归档时文件材料要去掉金属物，按件采用棉线装订（参照文书档案装订要求），并在正面有字的右下角和反面有字的左下角标注页码（空白页无需标注）。

（三）组件后在每份文件首页的右上角加盖档号章。

（四）归档文件装盒时，不同类别的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按所编件号顺序装入档案盒，制定设备档案目录，并填写档案盒脊背及备考表项目。

四、设备档案归档时间

随时移交归档整理。办理档案材料移交时，双方应按照移交目录逐项清点、核对，验收合格后，实行双方签字交接 

 

 

 

 

 

 

会计档案归档整理办法

一、会计档案归档范围

凡是本单位内其职能活动中形成的会计报表、会计账簿、会计凭证、其他会计核算资料等会计核算的专业材料，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。会计档案一般包括四个方面的内容：

一是会计报表，月度、季度、年度财务报表；二是会计账簿，总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿；三是会计凭证，原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；四是其他会计核算资料。

二、会计档案整理分工

财务科负责会计档案的收集、装订、整理立卷及电子化整理工作。档案管理员负责监督检查归档文件材料的整理质量与效果。

三、会计档案整理方法和质量要求

（一）会计档案按照中华人民共和国财政部、国家档案局2015年12月11日印发的《会计档案管理办法》（令第79号）执行。

（二）会计档案案卷的编号，应以一本报表、账簿或凭证为单位编制案卷号。

（三）会计报表归档前需进行整理，去掉金属物，包上封面，装订成册，封面写明案卷名称、类别、所属年月和编号。

（四）会计账簿归档前需去掉金属物，包上封面，写明账册名称、所属年月、记账员姓名、账册页数。

（五）会计凭证归档前需去掉金属物，包上封面，装订成册，在封面上进行编号。

  

 

 

 

 

 

录像（录音）档案归档整理办法

一、录像（录音）档案归档范围

凡是本单位在社会活动中形成的具有保存价值的录音、录像、磁盘、光盘等音视频材料，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。录像（录音）档案一般包括以下五个方面的内容：

一是本单位召开的工作会议、重要的专业会议、表彰大会等的录像（录音）材料；二是上级单位领导对本单位视察、检查、指导工作时形成的录像（录音）材料；三是本单位在外事活动中和具有重大历史意义的活动中形成的录像（录音）材料；四是本单位领导参加重要会议或重大活动形成的录像（录音）材料；五是记录本单位形成的其他有保存价值的录像（录音）材料。

二、录像（录音）档案整理分工

录像（录音）材料于形成后一个月内由责任者或责任单位整理并编写说明，档案管理员负责录像（录音）档案的分类整理工作。

三、录像（录音）档案整理方法和质量要求

（一）录音、录像、在每类中编制流水档号。

（二）磁质载体声像档案要保存在消磁柜中，特别珍贵的可复制一至二套。

四、录像（录音）档案归档时间

录像（录音）材料于形成后2个工作日内由责任者或责任单位整理并编写说明向档案室办理移交手续，档案室于次年6月底前完成整理归档。

 

 

 

 

 

照片档案归档整理办法

一、照片档案归档范围

凡是本单位在社会活动中形成的具有保存价值的照片、底片等，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。照片档案一般包括以下五个方面的内容：

一是本单位召开的工作会议、重要的专业会议、表彰大会等的照片；二是上级单位领导对本单位视察、检查、指导工作时形成的照片；三是本单位在外事活动中和具有重大历史意义的活动中形成的照片；四是本单位领导参加重要会议或重大活动形成的照片；五是记录本单位形成的其他有保存价值的照片。

二、照片档案整理分工

照片档案由各部门负责收集、初步整理后，移交档案室，档案管理员负责照片档案的分类整理工作。

三、照片档案整理方法和质量要求

（一）纸质照片档案按照《照片档案整理规范》（GB/T11821-2002）整理。数码照片档案按照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014)整理。

（二）照片号是指照片在卷内的顺序号。每册内的照片号均从1开始编。

（三）参见号为选填项，只有在本张(或本组)照片与其它档案有联系时才用填写，具体内容是填写与其有关的档案的档号。

（五）底片号填写本张照片对应的底片的档号。

（六）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，要概括地揭示照片反映的全部信息，文字要简洁、语言要通顺，一般不超过200个字，时间用阿拉伯数字表示。一般以照片的自然张为单元编写说明，一组联系紧密的照片应加总说明。大照片的说明可另附纸书写，一同保存。

四、照片档案归档时间

照片材料于形成后2个工作日内由责任者或责任单位整理并编写说明向档案室办理移交手续，档案室于次年6月底前完成整理归档。

 

 

 

  

实物档案归档整理办法

一、实物档案归档范围

凡是本单位在社会活动中形成的具有保存价值的实物档案，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。实物档案一般包括以下四个方面的内容：

一是本单位各项工作取得重大成果所获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗和证书等受奖物品；二是本单位在各项活动中接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）、领导题词及其它馈赠礼品等；三是本单位在改用新印章后替下的旧印章。

二、实物档案整理分工

各部门收到实物后一周内移交档案室，档案管理员负责实物档案的分类整理工作。

三、实物档案整理方法和质量要求

（一）实物档案以物件为立档单位，一件一号。

（二）实物档案需按照各属类分别编写实物档案目录和归档号，归档号要按照时间顺序编写并粘贴在实物上（一般为右下角）。

（三）印章档案要放置在印章档案盒中集中保管。

（四）荣誉实物档案要采用陈列的形式放置在荣誉柜中集中展示。

四、实物档案归档时间

各部门须在收到的实物后一周内移交档案室，档案室随时整理归档。

 

  

 

 

 

 

 

人事档案归档整理办法

人事档案按照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行，由人力资源管理处整理并负责保管。

 

 

 

  

 

 

电子档案归档整理办法

一、电子档案归档范围

电子档案归档范围是在工作活动中形成的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件（包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件），具体范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行。

二、电子档案整理分工

电子档案由档案形成部门按照电子档案归档要求预整理后，交由档案室统一整理归档。

三、电子档案的整理方法和质量要求

（一）归档文件的电子版要遵循扫描清晰、准确还原纸制归档文件的原则，电子版归档文件要与纸制版内容完全一致。

（二）文字型电子文件以XML文档和RTF、PDF为通用文件格式，不宜采用DOC、WPS、XLS、PPT等其他格式作为永久保存格式。

（三）使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集。图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。

（四）采用计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的图形电子文件(如设计模型、图纸、图画等)，收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。

（五）用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

（六）用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。

（七）用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整。并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

（八）用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集。应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。

（九）对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件，应注意与电子文件一同收集。

（十）使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序，应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集。

（十一）进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式，有无受到计算机病毒感染等。对存储在光盘、磁盘、磁带等介质中的电子文件检查并清除计算机病毒，并注明是否已经过查毒和杀毒处理。档案机构不应接收含有计算机病毒问题或其它隐患的电子文件。

（十二）电子文件形成部门或信息管理部门可采用逻辑归档和物理归档二种方式，将符合归档条件的电子文件移交至档案机构。逻辑归档可实时进行，物理归档可按照纸质文件的规定定期完成。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

（十三）采用物理归档电子文件的单位，档案部门应将电子档案复制至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。涉密电子文件应按要求单独存储在可靠的载体上，并做好相应的标识。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。

（十四）电子档案的存储载体类型按优先顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘、U盘作为电子档案长期保存的载体。

（十五）存储电子文件的载体应贴有标签，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

四、电子档案归档时间

电子档案与各类档案同步整理归档，具体时间参照各类档案归档时间。