目录

文件材料归档制度  

档案工作岗位责任制  

档案保管制度  

档案保密制度  

档案利用制度  

档案鉴定销毁制度  

档案统计制度  

档案库房管理制度  

档案交接制度  

重大活动档案登记制度  

档案工作人员离岗交接制度  

山东轻工职业学院档案管理办法  

大事记编撰工作办法  

重大活动档案管理办法  

学生档案管理办法  

山东轻工职业学院学生档案建档标准  

大额招标采购档案管理办法  

基建档案工作管理办法  

年鉴编撰工作规范  

山东轻工职业学院全宗卷整理规范  

山东轻工职业学院各类档案归档整理办法  

文书档案归档整理办法  

设备档案归档整理办法  

会计档案归档整理办法  

录像（录音）档案归档整理办法  

照片档案归档整理办法  

实物档案归档整理办法  

人事档案归档整理办法  

电子档案归档整理办法  

档案工作奖励和责任追究制度  

档案灾害应急处理预案  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文件材料归档制度

为完整、系统地保存学校在工作活动中形成的各类文件材料，提高归档文件材料质量，特制定文件材料归档制度。

一、按照《高等学校档案工作规范》《高等学校档案管理办法》相关规定，高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归档范围。

二、档案工作纳入学校各项工作流程，各科室、单位兼职档案工作人员有责任协助档案工作管理人员做好各类文件材料的收集、整理和归档工作。

三、凡需归档的文件材料都应字迹工整、图像清晰，禁止使用圆珠笔、红水笔、彩色蓝墨水笔、铅笔起草、签批（科技档案有关材料除外），以便长期保管。

四、归档文件材料应当为原件。

五、归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。

六、任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

 

 

 

 

 

档案工作岗位责任制

一、学校主要负责同志职责

（一）组织学校贯彻、执行、宣传《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动，依法开展档案工作，维护档案的完整与安全。

（二）加强对档案工作的组织领导，确定档案机构和档案工作人员负责管理本单位的档案，将档案工作纳入单位发展规划（工作计划）及考核方案等各项工作流程中，与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩。

（三）将档案工作所需经费列入学校年度财政预算。

（四）档案工作列入领导议事日程，研究解决档案工作设施设备、场所等实际问题。

（五）对在档案工作中作出突出贡献的机构和个人给予表扬、奖励。

二、分管档案工作的负责同志职责

（一）加强对单位档案工作的领导，及时解决工作中的重大问题和困难，组织落实单位开展档案工作的安全保管、利用、信息化等所需基本条件，使档案工作与单位各项工作协调发展。

（二）督促本单位及所属单位建立档案工作责任制，制定档案工作计划并组织实施。

（三）督促建立本单位档案工作协调机制（领导小组、联席会议等），协调处理本单位档案工作重大事务和重要事项（档案信息化、档案降解密、划分控制使用范围等）。

（四）将档案法律、法规、基础知识纳入本单位干部培训计划。

（五）建立健全档案安全责任清单。制定应对突发事件和自然灾害档案管理应急预案并定期组织演练，档案管理应急预案纳入机关总体应急预案。

三、档案工作机构职责

（一）制定本单位档案工作计划、基本制度和业务标准并组织实施。监督、指导所属单位的档案工作。

（二）积极参加“山东省档案工作业务建设评价”活动，提高本单位、本系统档案业务建设规范化水平。

（三）接受市档案局监督、检查，提交档案工作年度报告；接受市档案馆的业务指导。

（四）集中统一管理本单位的各门类档案并提供利用。

（五）按规定要求向市档案馆移交档案。

（六）组织档案工作人员参加专业培训，开展档案宣传、教育活动。

（七）对通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格审核服务提供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受市档案局的监督、检查和市档案馆的业务指导。

四、档案工作人员职责

（一）应当为单位正式在编人员，具备相应的档案专业知识，文化水平达到大专以上，定期参加业务培训，应当持证上岗。

（二）根据有关业务规范，承办档案接收、整理、立卷、移交、归档、编目、利用等工作。

（三）每年6月底前完成上一年度文件材料的归档整理工作，按照应归尽归原则保证档案的齐全完整。业务部门办理归档交接时双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。

（四）提供利用档案应当履行查阅手续，做好档案查阅登记和利用效果反馈记录，编写档案利用效果实例汇编，积极开展档案信息开发利用工作。

（五）按照“九防”要求定期对档案库房安全管理情况进行检查和档案清查盘点，发现问题及时整改到位，并建立检查和处理情况台账，确保档案实体安全。

（六）做好档案信息系统安全防护工作，定期对档案信息资源进行离线备份，确保档案信息安全。

（七）做好以下档案工作事项向市档案局备案工作：

1.完成年度档案事业统计年报；

2. 对重大活动档案登记的备案；

3.对单位从事档案工作的机构、库房设备、档案藏量以及其他应予登记备案事项的登记备案；

4.本单位档案管理基本制度备案。单位工作职能或内部机构等发生变化时应当及时修订，一年内送市档案馆审核同意后，报市档案局备案施行；

5. 本单位文件材料归档范围和档案保管期限表备案。单位工作职能或内部机构等发生变化时应当及时修订，一年内送市档案馆审核同意后，报市档案局备案施行；

6.对档案延长移交期限或提前移交档案的审查；

7.对单位撒销、解散、破产、合并、分立等档案管理权发生变化的登记备案。

（八）按照全宗卷规范要求建立本单位的全宗卷，并对档案工作开展中形成的相关材料进行随时归入。

五、兼职档案工作人员职责

(一)掌握档案工作基本知识，了解本单位档案管理归章制度，积极参加档案业务培训。

（二）指导本科室工作人员做好办理完毕文件村科的积累和管理工作。

（三）负责本科室文件(业务)材料的收发，整理和归档，按规定向本单位档案室移交。

（四）接受档案工作机构的业务监督和指导。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案保管制度

一、档案工作是高等学校重要的基础性工作，档案室对学校在工作中形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理，不得分散保存。

二、档案工作人员要严格遵守党和国家机密及工作秘密，不得随意携带档案资料外出，不得泄露有关档案资料秘密内容。

三、档案管理应根据《档案统计制度》对档案的收进、移出、保管、利用情况进行登记和统计，档案入库时应检查档案实体与检索工具是否相符。

四、加强档案库房管理，防止丢失和被盗，非工作人员未经允许不得擅自进入库房。

五、档案柜排列整齐一致、统一编号，并编写档案资料存放位置索引。不同门类、载体档案依次按顺序排列上架。

六、档案管理人员每月需对档案进行一次抽检，每年进行一次全面检查，对破损、褪变的档案要及时修补和复制，发现问题及时向单位领导汇报，积极采取有效措施，确保档案的安全完整。

七、档案工作人员调动工作时，需规范办理交接手续。

 

 

 

 

 

档案保密制度

一、档案管理人员和利用者应增强保密意识，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二、各类档案需按规定的范围进行查阅、借阅，查阅、借阅一般档案需经办公室负责人批准，查阅、借阅涉密档案需经单位主要负责人批准。

三、涉密档案要严格管理，涉密档案不得私自带出档案室或外传，对涉密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、档案涉密人员不得在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案涉密内容，不得在普通电话、明码电报、私人通信和互联网上泄露档案机密。

五、利用者对所借档案材料、技术图纸等须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带外出、探亲访友、出入公共场合。

六、对保管期满、失去保存价值的档案要按《档案鉴定销毁制度》中的有关规定进行销毁，不得以废纸出售。

七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告单位主要领导、保密及保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定造成失密、泄密的，应按其性质及情节给予严肃处理。

 

 

 

档案利用制度

  一、各科室、单位工作人员查阅档案需进行借阅登记，由档案管理人员陪同，在档案借阅室查阅档案，未经许可不得随意拍照、扫描、复印。

原则上档案原件不得出档案室，需使用档案副本（复印件）的，应登记事由并经分管领导签字批准后，由档案室向各科室、单位工作人员提供副本。

确需借阅原件的，借阅和归还应填写借阅登记表，并经分管领导签字后方可借阅。

二、档案借阅期限为1周，遇法定节假日顺延。借阅期满前1-2天，档案管理人员应予以提醒督促。期满后需续借的，办理续借手续，到期无正当理由拒不归还的，予以追缴并通报批评，情节严重的根据有关规定给予处分。

三、原则上档案原件不对外借阅。企事业单位、机关团体、社会组织及个人查阅档案，需填写档案查阅申请表，报分管领导签字批准，由档案管理人员陪同在档案借阅室查阅。未经许可不得随意拍照、扫描、复印。

四、档案管理人员和借阅人应共同核对档案有无缺失、损坏、涂改现象。借阅人应认真保管档案，未经批准不得将档案带出办公场所，不得将档案转借他人。

五、借阅人应强化保密意识，严格执行有关保密法规和制度，做到不丢失、不损坏、不泄露。

 

档案鉴定销毁制度

一、组成档案鉴定工作小组，由单位主要负责人、档案分管负责人、档案机构和业务部门的人员组成。

二、由档案机构组织召开鉴定工作会议，确定拟鉴定销毁档案的范围、工作原则、开展时间等相关内容。

三、档案鉴定工作采用由鉴定小组成员对档案逐卷逐件分析、研究的方法进行，写出销毁档案内容分析报告（附《销毁档案清册》），提交档案鉴定工作小组审批。

四、档案鉴定工作须根据本单位实际情况和工作需要，认真分析和鉴定档案内容的现实作用和历史作用，准确鉴定档案的保存价值。

五、档案销毁时应由档案机构监销(监销人员不少于2人)。监销人员应按照《销毁档案清册》所列内容逐项清点并签字。

六、形成的销毁档案内容分析报告、《销毁档案清册》等材料归入全宗卷进行保存。

七、档案销毁后，须在相关的检索工具中注明“已销毁”。

 

 

 

          

     

 

 

档案统计制度

一、档案管理人员承担学校档案统计工作，档案统计要符合《中华人民共和国统计法》要求。

二、档案管理人员要以高度的事业心和责任感开展档案统计工作，日常要做好基础数据的积累，确保统计数据及时、准确、全面。

三、档案室要建立健全登记、统计簿，对各门类和载体档案的移入、移出、库存、保管、利用、种类、数量、鉴定等情况进行登记和统计。

四、要按照上级档案主管部门的规定和要求，准确编制《全国档案事业统计年报》并报送。《统计年报》归入文书档案和全宗卷管理。

五、要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行综合分析研究，及时发现问题，掌握档案管理现状，提高档案管理水平。

 

 

 

 

 

 

 

 

档案库房管理制度

一、档案库房是保管各类档案的重地，档案库房设专人负责管理，非档案室人员不得入内。

二、应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

三、档案工作人员应当监测和记录库房温湿度，根据需要采取措施调节。环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。

四、档案库房内应保持整洁、卫生，不得堆放易燃易爆物品和与档案无关的物品。严禁在档案库房区范围内吸烟。

五、对库房内档案的保管情况，每月进行一次抽检，每年进行一次全面检查，并做好检查记录。发现问题及时向领导汇报，并及时整改到位。

六、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。每天下班前，应关闭库房门窗，切断电源，确保档案安全。

 

 

 

 

 

 

 

档案交接制度

一、各科室、单位将办理完毕需归档的各类文件材料及明细表，于次年3月底前移交秘书二科。

二、各科室、单位可根据实际工作需要自行留存必要的档案副本备查。

三、档案室接收档案时，对不符合质量要求的档案材料有权拒绝接收，并责成其限期整改。

四、交接双方根据移交目录认真清点、核对，并履行交接手续。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

重大活动档案登记制度

一、为加强对单位重大活动、重点工作档案的登记管理，保证各项活动所形成的档案齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据《山东省重大活动管理办法》（山东省政府令第247号）等有关法律法规的规定，结合本单位实际制定本制度。

二、重大活动档案登记的范围：

（一）各级领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动；

（二）本单位组织或参加的重要活动；

（三）本单位在全省及全国居于领先水平的重要工作及受奖情况。

三、本单位组织或参加的重大活动，相关人员在制定活动实施计划时要明确档案管理部门，制定档案收集、整理方案，责任到人。

四、承办（参加）部门要及时收集整理重大活动中形成的文件材料、照片、视频、音频材料，并在活动结束之日起20日内将材料汇总整理后移交档案室。

五、对不按规定移交重大活动档案的，责令限期改正，逾期未改正的，给予通报批评。

六、活动结束60日内，档案机构须向市档案馆移交重大活动档案。

 

 

档案工作人员离岗交接制度

一、为保证档案工作的延续性，进一步加强档案管理，特制订本制度。

二、本制度所称离岗交接是指档案工作管理人员由于轮岗、换岗、晋升、产假、退休、辞退等原因工作岗位变动时，需要进行的交接工作。

三、离岗交接范围：

（一）室存档案门类及数量，正在进行整理和尚未归档材料的有关情况。

（二）各类档案检索工具，包括案卷目录、全引目录、归档文件目录、特殊载体档案目录等。

（三）档案数字化建设情况。

（四）全宗卷、编研材料及档案室各类综合材料。

（五）档案室内所有设施设备，包括计算机、打印机、复印机、除湿机等机器设备，档案橱、荣誉橱、声像橱等档案装具，办公桌、沙发、茶几等办公家具。

（六）其它档案有关工作。

四、档案工作人员离岗交接时，除清点数量外，还须查看设备的使用情况及档案资料是否完好。对未了事项形成书面材料， 注明尚未完成的原因和剩余的工作内容。

五、规范办理档案交接手续。

 

 

 

山东轻工职业学院档案管理办法

第一章 总  则

第一条 为提高学校档案工作水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（27号令）等法律法规，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、管理服务工作以及其他各项活动中形成的、具有保存价值的各种历史记录。

第三条 学校档案工作实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。

第四条 档案工作是学校各项工作的重要组成部分，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。各单位在档案工作中应做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 领导体制和机构设置

第五条 档案工作在学校档案工作委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。档案工作委员会由一名学校领导担任主任委员，学校各单位一名负责本单位档案工作的责任人担任委员。

第六条 档案工作委员会的职责：

领导全校档案工作，将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校各项工作同步发展；协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学校档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

除分管领导外，学校其他院领导也负有档案工作领导责任，一方面要督促、检查、总结分管单位档案工作任务完成情况；另一方面分管人、财、物等的领导，在职权范围内应尽可能为档案工作提供必要的工作条件。

第七条 学校党政办公室档案室（以下简称档案室）的基本职能：

（一）宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。

（二）建立健全学校档案工作的规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行监督和检查。

（三）负责学校档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作。

（四）积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作。

（五）组织全校档案工作人员业务培训工作，指导各单位档案工作开展。

（六）开展档案理论、业务研究，组织、参加档案协作与交流活动。

（七）严格执行保密制度，负责保密资料的管理工作。

（八）发挥档案功能，为学校教学、科研、管理等工作服务。

（九）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

第八条 各单位应配备相应的兼职档案员，具体承办本单位档案材料的积累、立卷和向档案室移交档案等工作。

第三章 人员及岗位职责

第九条 分管档案工作的学校领导职责：

（一）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校整体发展规划，列入学校议事日程，督促各单位按规章制度的要求做好本单位的档案工作。

（二）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的问题和困难，为档案工作开展创造良好的条件。

（三）主持学校档案工作会议等重大活动。

（四）审批档案材料的销毁报告。

第十条 分管档案工作的部门负责人职责：

（一）领导督促本部门教职员工执行学校档案工作的规章制度，把档案工作纳入部门的议事日程和有关人员的职责范围。

（二）为本部门档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，并帮助他们解决工作中的实际困难。

（三）检查本部门档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档。

（四）负责本部门档案材料的安全和保密工作。

第十一条 档案管理员职责：

（一）专兼职档案管理员要热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。

（二）负责本部门档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。

（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类并整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用。

（四）接受档案室的业务指导和督促检查。

（五）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向档案室移交档案。

（六）对按照规定不向档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。

第四章 档案的立卷、归档、移交和接收

第十二条 各单位的档案材料必须按照规定向档案室移交，进行集中统一管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十三条 建立和完善单位立卷归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第十四条 各类档案形成单位应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。档案室负责指导立卷工作，并进行质量检查。

第十五条 档案文件材料的保管期限划分为永久、30年和10年三类。

第十六条 学校档案分为党群、行政、学生、教学、科研、仪器设备、基本建设、产品、出版、外事、财会、声像、实物等十三大类。

第十七条 归档范围根据国家规定和学校实际情况确定。纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十八条 归档的档案资料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求，按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第十九条 归档时间和归档手续

（一）党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。

（二）科研、基建等项目，应在项目完成后两个月内归档。

（三）财会类档案可在本单位预存三年。

（四）特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

（五）毕业生学籍档案应在当年10月份之前归档。

（六）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由移交单位负责人审核盖章后到档案室进行移交，档案室专职档案员对档案资料审核通过后，交接双方签字。

第五章 档案的保管与销毁

第二十条 档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。

第二十一条 档案室要对档案资料进行科学分类、编号和排列。切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。

第二十二条 档案室应加强档案保管，对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条 档案室会同有关单位对保管期限已满的档案进行鉴定，确定档案材料的保管期限，提出销毁或延长保管期限的意见。将拟销毁的档案材料登记造册报经分管院领导批准后，方可销毁。

销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析，并按照有关规定报送上级主管部门。

第二十四条 对已归档的文件材料，未经许可和办理手续，不得擅自涂改、撤换。

第六章 档案的利用和公布

    第二十五条 档案室藏档案要保证学校决策与管理工作查考的需要，服务于学校教学、科研等工作，服务于学校师生员工及毕业生，并逐步探索面向社会服务。

第二十六条 学校工作人员因工作需要查阅利用档案资料，须填写档案借阅申请表，经分管领导批准方可查阅。

第二十七条 外来人员查阅档案须持有介绍信、居民身份证等有效证件，经分管领导批准后方可查阅。

第二十八条 档案资料原则上不外借，查阅利用者只准在档案阅览室内查阅，查阅时只准阅读自己需要的部分，不准随意翻阅其它无关的档案内容。

    第二十九条 因特殊情况需将档案资料借出学校档案室者，须经档案工作分管领导批准并办理借阅手续，借阅时间一般不超过两周。

第三十条 查阅利用档案者必须爱护档案资料，对档案资料有所损坏的，根据损坏严重情况追究个人责任。

第三十一条 档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十二条 档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

第七章 档案信息化建设

第三十三条 学校积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十四条 各单位应当将档案信息化纳入信息化发展规划，并采取措施保障档案信息安全。

第三十五条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十六条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案室移交。

档案室应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第三十七条 档案室负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。

第八章 考核、奖励与处罚

第三十八条 学校及各单位应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管领导和专兼职档案管理员的岗位职责。对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人以及向档案室捐赠档案者，经党政办公室报请学校予以奖励。

第三十九条 对于在档案工作中的违法行为，按照《 中华人民共和国档案法》的相关规定予以处罚。

第九章 附  则

第四十条 本办法由党政办公室负责解释。

第四十一条 本办法自发布公布之日起施行，原《档案管理办法》（鲁丝院字〔2012〕45号）废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大事记编撰工作办法

第一条 为及时记录学校的发展历程，保证大事记编写的规范化、标准化，有效地为学校工作服务，现结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称大事记是以时间为线索记载学校重要工作活动或校内所发生的重大事件的书面材料。可以为学校的工作总结、工作检查、工作汇报、工作统计和上级机关掌握情况提供系统的、轮廓性的材料。

第三条 学校大事记的记述范围为：

（一）党和国家颁发的重大方针、政策、法律、法规、规章制度的执行情况。

（二）市级及以上机关领导来学校视察、检查等活动。

（三）市级及以上机关给予学校的奖励、惩罚。

（四）党代会、教代会等全校性的、有重大影响的会议及决定，学校举办或参与的对学校发展有长远影响的活动。

（五）学校实施的重大改革建设，获市级及以上重大资助等情况。

（六）学校领导班子成员外出参加的对学校发展有长远影响的会议或交流活动等。

（七）学校机构成立、合并、撤消、变动、地址迁移及内部职能部门增减情况，处级及以上领导干部的任免情况。

（八）学校更名及印章启用。

（九）学校外事活动（教师出国访问、考察、学习或外国专家到学校讲学）。

（十）省级及以上的评估活动。

（十一）学校教师获得的发明、专利，省级及以上重大科研项目立项和成果等情况。

（十二）学校教师参加的国家级及以上级别的学术会议、培训学习，省级及以上级别的大型活动，省级及以上大赛获奖等情况。

（十三）学校制订颁发的有重大影响的综合性条例、规定、办法、细则等规章和规范性文件及相关情况。

（十四）学校重要建筑开工、竣工及产权变更情况。

（十五）学校重要仪器设备购置及产权变更情况。

（十六）新教师引进，教师职称评定结果，聘请客座教授、顾问，教师获得省级及以上荣誉、奖励，当选市级及以上人大代表、党代表、政协委员等。

（十七）专家、学者来学校考察、调查研究、工作指导和访问等重要活动。

（十八）学生获省级及以上奖励，参加省级及以上大型活动，国家级及以上大赛获奖等情况。

（十九）学校专业设置，院级及以上重点、特色专业及实验室建设等情况。

（二十）学校与外单位签订重要协议，建立校外实习基地等情况。

（二十一）国内外重要校友情况，如捐赠、重大成就、获得省级及以上荣誉、奖励、当选市级及以上人大代表、党代表、政协委员等。

（二十二）学校团委、工会的重大活动情况。

（二十三）其他具有重大意义或查考价值的大事、要事、新事。

第四条 大事记的结构由时间、内容、注述三部分组成。时间和内容是大事记的主干，注释可以根据需要注明重要材料出处及说明的情况。

第五条 学校大事记编撰要求为：

（一）观点正确，用材真实，取舍得当。

（二）大事突出，要事不漏，小事不要。

（三）层次清楚，一事一条。

（四）语言简练，切忌冗长。

第六条 学校大事记编写方法为：

（一）大事记的内容编排应采用“时间—问题”模式进行记述，即严格按照事件发生的顺序，逐月、逐日、逐条记述。

（二）大事发生的时间，一律使用阿拉伯数字书写，大事记内容记载中所有数字，以书籍、报刊使用数字统一规定为准，年份均用全数，如：“2001年”不得写成“01年”。

（三）大事记发生时间一般应写明年月日，如不准确，需要考证，时间切忌用最近、近日、月初、月底、上旬、中旬、下旬等不确切的语言。

（四）大事发生的时间、地点、过程、结果等记载，应准确、简明、扼要，大事涉及的人物须注明姓名、职务，必要时应注明性别、国籍等。机构名称应优先采用全称，使用简称时应规范准确。

第七条 学校大事记编撰职责分工：

（一）学校领导班子参加的反映学校发展建设的工作事项由党政办公室负责收集，并于每月10日前完成汇总、整理工作。

（二）各单位兼职档案管理员负责本部门大事记的编写，部门负责人负责审阅，于每月10日前将上月大事记纸质稿和电子稿交学校档案室，学校档案室负责对大事记进行汇总、修订。

（三）每年1月份，党政办公室对学校上一年度大事记进行编订，学校领导班子审阅通过后，学校档案室进行印发并归档。

第八条 本办法由学校党政室负责解释。

第九条 本办法自公布之日起施行，原《大事记编撰工作制度》（鲁丝院办〔2012〕4号）废止。

 

 

 

 

 

 

 

重大活动档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范学校重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用，保证重大活动档案的真实、完整，根据《中华人民共和国档案法》《山东省重大活动档案管理办法》等法律、法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称重大活动档案，是指在学校重大活动中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。

第三条 各单位应当加强对重大活动和突发事件档案工作的组织领导，建立健全工作制度，保证档案管理做到收集齐全完整、整理规范有序、保管安全可靠、鉴定准确及时、利用简捷方便、开发实用有效。

第四条 重大活动档案管理工作遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理的原则。

第二章 工作职责

第五条 学校档案室负责监督、跟踪、指导重大活动档案管理工作。活动的承办部门负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。　　

第六条 专兼职档案管理员按照职责分工，应积极参与学校重大活动，并负责活动档案的管理工作。学校档案室可以根据需要，提前介入重大活动工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动档案。

第三章  管理要求

第七条 学校重大活动的承办部门在制订重大活动实施计划时，应当同时做好活动的档案管理工作计划，明确重大活动档案的责任人员，制订并落实相应的收集、整理、移交、保管等措施，保证活动档案的齐全、完整、准确和系统。

第八条 负责学校重大活动档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密。

第九条 重大活动的承办部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记，宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音、录像；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

第十条 学校档案室应当按照有关规定接收重大活动档案，并建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动档案资源。

　　第十一条 本办法所称重大活动，是指下列活动：

　　（一）学校主办或承办的市级及以上会议或活动。

（二）地市级及以上主要党政领导在学校的视察、调查研究和工作指导等活动。

（三）著名专家、学者来学校考察、调查研究、工作指导和访问等活动。

（四）重要境外人士、友好团体来学校考察、访问等外事活动。

（五）学校召开或举办的全校性的、有重大影响的会议或活动。  

（六）学校领导出国访问、考察等外事公务活动。

（七）学校参与的对学校发展有长远影响的市级及以上活动。

　　第十二条 需要学校宣传部门参与拍摄的重大活动，宣传部门应当在活动结束之日起30日内向学校档案室移交一套原素材声像档案。

　　第十三条 学校重大活动结束后档案的归属与移交：

　　学校重大活动结束后，承办部门应当在活动结束之日起30日内到学校档案室办理全套档案移交手续，并对活动档案的管理人员及收集情况做出书面说明。

第十四条 尚未向学校档案室移交的重大活动档案，应当妥善保管；未经学校领导批准，不得向任何单位或者个人出售、转让、赠送，不得私自携运出学校。

第四章  档案利用与开发

　　第十五条 经学校主要领导批准后，可以通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布开放的学校重大活动档案。

第十六条 学校档案室负责建立重大活动档案专题目录，加强档案信息化管理，提高档案利用水平。

第五章 表彰与惩罚

　　第十七条 在学校重大活动档案收集、整理、移交、保护和提供利用等工作中做出突出贡献的集体和个人，学校适时给予表彰和奖励。

 第十八条 违反本办法规定，有下列行为之一的，应当责令其限期改正，逾期未改正的，给予主管人员或者其他直接责任人员通报批评。

 （一）承办部门未及时通知或者拒绝、阻挠相关人员参加学校重大活动档案工作，并造成档案资料损失的。

（二）学校重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的。

　　（三）未按照规定保管、移交学校重大活动档案的。

　　（四）未按照规定办理档案登记、提供档案目录和情况说明的。

　　第十九条 违反本办法规定，有下列行为之一的，学校将追究直接负责的主管人员或者其他直接责任人员责任，造成损失的，依法追究相应责任。

　　（一）涂改、伪造、损毁、丢失学校重大活动档案的。

　　（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校重大活动档案的。

　　第二十条 非法买卖学校重大活动档案或者将学校重大活动档案私自赠送他人的，依照《中华人民共和国档案法》等法律、法规的有关规定处理。

第六章  附  则

第二十一条 本办法由学校党政办公室负责解释。

第二十二条 本办法自公布之日起施行，原《重大活动档案管理办法》（鲁丝院办〔2012〕5号）废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

学生档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强学校学生档案管理工作，根据教育部《高等学校档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  学生档案是指学校在学生管理活动中形成的、记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人或集体为单位集中保存起来以备查考的文字、表格、实物及其它各种形式的历史记录，包括集体档案和个人档案。

（一）学生集体档案包括：学生班级或社团组织的学生名单、班委及团支部成员名单、系主任（院长）、辅导员、任课教师名单、毕业照、荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状、获奖作品以及其它可供参考的有保存价值的材料。

    （二）学生个人档案包括：《高中档案》《新生入学登记表》《学生成绩单》《学生体质健康测试成绩》《学生诚信档案》《奖惩材料》《团关系》《学籍档案卡》（一式两份）《技能证登记表》《毕业生就业报到证副本》《毕业生登记表》以及其它可供组织参考的有保存价值的材料。

第三条  学生档案管理工作实行学校、各系（二级学院）两级管理，学生工作处是学校学生档案管理的职能部门，负责统筹学校学生档案工作。各系（二级学院）具体管理本系（二级学院）学生档案，接受学生工作处的业务指导和监督。    

第二章  职责分工

 第四条  学生工作处职责：

（一）制定学生档案管理制度；

（二）建立学生档案标准；

（三）提供学生档案管理所需要的建档材料；

（四）指导各系（二级学院）学生档案建档工作；

（五）利用机要通道转递毕业生档案。

 第五条  各系（二级学院）职责：

（一）专人负责本系（二级学院）学生档案管理工作；

（二）负责本系（二级学院）在校学生档案接收、整理、保管、查阅等工作；

（三）负责本系（二级学院）毕业生档案的整理、移交工作。

第三章  建档、归档

第六条  新生档案

新生入学后，各系（二级学院）收集新生《入学通知书》《高中档案》《党团关系》《户口迁移证》。《入学通知书》、《高中档案》存入学生个人档案；《团组织关系》转交团委；《党组织关系》转交组织统战部；《户口迁移证》转交保卫处。

第七条  在校生档案

（一）每年11月份，各系（二级学院）组织新生填写《学生入学登记表》《学籍档案卡》（一式两份），学生工作处审核、盖章后，归档；

（二）日常工作中，各系（二级学院）及时归档学生的奖惩等档案材料；

（三）学生顶岗实习前，各系（二级学院）组织应届毕业生填写《毕业生登记表》，学生工作处审核、盖章后，归档。

（四）学生毕业前，各系（二级学院）完善学生《学籍档案卡》（一式两份），完善后的《学籍档案卡》一份放入学生个人档案，一份存入学校档案室。

第四章  档案保管、移交、转递

第八条  在校学生档案以班级为单位存放各系（二级学院）档案室，各系（二级学院）要做好档案的收集、整理、保管、查阅等工作。

第九条  每年6月份，各系（二级学院）按《学生档案建档标准》整理毕业生集体档案、个人档案，转交学生工作处。

第十条  每年6月份，学校团委按《学生档案建档标准》整理毕业生中院学生会、团委委员及社团组织的个人、集体和实物档案，转交学生工作处。

第十一条  暑假期间，学生工作处对毕业生档案进行汇总、审核。审核合格，学生工作处将学生集体档案、《学籍档案卡》、《学生成绩单》移交学校档案室；学生个人档案通过邮政EMS转递。特殊情况暂时无法转递的毕业生档案，学生工作处临时保管。

第五章  档案查阅

第十二条  因工作需要，凭各系（二级学院）或单位证明，可查阅学生档案。在校学生档案到各系（二级学院）档案室查阅；毕业生档案到学校档案室查阅。

第十三条  任何单位和个人不得扣留、传阅学生档案。   

第六章  附  则

第十四条  本办法由学生工作处负责解释。

第十五条  本办法自公布之日起施行。原学校《学生档案管理办法》（鲁轻院字〔2014〕57号）同时废止。

 

附件：山东轻工职业学院学生档案建档标准
附件    

山东轻工职业学院学生档案建档标准

为规范学生档案管理工作，根据教育部《高等学校档案管理办法》《山东轻工职业学院学生档案管理办法》要求，结合学校实际，制定本标准。

第一条  学生档案规格标准

（一）新生入学登记表和毕业生登记表：8K纸双面打印、对折，由学生工作处统一提供。

（二）学生成绩单和技能证登记表：A4纸打印，由教务处统一提供。

（三）学生体质健康测试成绩：A4纸打印，由校医院统一提供。

（四）学籍档案：A4纸打印，由学生工作处统一提供。

（五）学籍档案封面：A4纸打印，见附件1，各系（二级学院）按规格自行打印。

（六）学生集体档案明细：A4纸打印，见附件2，各系（二级学院）按规格自行打印，以学期为单位汇总。

（七）学生实物档案交接明细表：A4纸打印，见附件3。

（八）档案袋：236mm*336mm,由学生工作处统一提供。

第二条  学生档案填写标准

（一）新生入学登记表按“填表说明”填写，见附件4。

（二）毕业生登记表按“填表说明”填写，见附件5。

（三）学籍档案按“填表说明”填写，见附件6。

第三条  学生档案填写要求

（一）学生档案应由本人按要求认真填写，使用颜色为碳素或蓝黑的钢笔或中性笔，不得使用圆珠笔；

（二）填写内容要真实、及时、齐全，书写要规范、清晰，不得涂改。

第四条  本标准由学生工作处负责解释。

第五条  本标准自公布之日起施行。

 

附件：1.学籍档案封面样本

2.学生集体档案明细样本

3.学生实物档案交接明细表

4.新生入学登记表填写说明                     

5.毕业生登记表填写说明

6.学籍档案卡填写说明

附件1 

学生学籍档案
班级名称					所学专业
系主任（院长）					辅导员
班长					团支书
班级人数			人		毕业时间
情况说明	说明内容： XX级普专**人                                                                  XX级初中五专**人
学生名单	序号	学生姓名		序号		学生姓名	序号		学生姓名
	1			19			37
	2			20			38
	3			21			39
	4			22			40
	5			23			41
	6			24			42
	7			25			43
	8			26			44
	9			27			45
	10			28			46
	11			29			47
	12			30			48
	13			31			49
	14			32			50

附件2 

附件3 

附件4

新生入学登记表填写说明

《高职学生登记表》《五年一贯制学生登记表》填表说明

一、本表必须用碳素或蓝黑钢笔填写，字迹要清楚工整，不得任意涂改。

本表每人只有一份，装入学生档案。

二、本表项目要全部填写，不留空白。如有情况不明无法填写时，应写明“不清”或“不详”，并注明原因。如无该情况应写“无”。

三、填表注意事项：

（一）表格类型：

大专、三二连读学生填写《高职学生登记表》；

五年一贯制学生填写《五年一贯制学生登记表》。

（二）专业名称：填写要规范，以注册学籍的专业为准。

（三）学制：大专学生，学制为三年；三二连读学生学生，学制为二年；五年一贯制学生，学制为5年。

（四）填表日期（以学生学籍为准）：二〇**年*月*日（大写）。

（五）“文化程度”栏：高中/初中/中专。

（六）“个人简历及证明人”栏：填三个阶段：

小学阶段、初中阶段、高中阶段（中专和五专的学生不填此项）、20**年*月*日进入山东轻工职业学院，班主任姓名

例如：2003.9—2008.7    **小学            张**

      2008.9—2011.7    **初中            张**

      2011.9—2014.7    **高中            张**

      2014.9—至今     山东轻工职业学院   张**

（七）“家庭主要成员情况”栏：填父、母、兄弟、姐妹。政治面貌：党员、团员、群众；工作单位要写清楚。

（八）“主要社会关系情况”栏：填叔叔、伯伯、舅舅、姑、姨等，所填项目与上面表格一致。

（九）“填表人签名盖章”栏：学生本人签名，按手印。日期为20**年*月*日。

（十）“审核机关盖章”栏：辅导员审核后，在本栏内填上“属实”二字，不用签名，日期填写：20**年*月*日。

（十一）本表填好，贴1寸半身免冠照片。

 

 

 

 

 

 

 

 

附件5 

《高等学校毕业生登记表》填表说明

一、本表必须用碳素或蓝黑钢笔填写，字迹要清楚工整，不得任意涂改。本表每人只有一份，装入学生档案。

二、填表前须认真阅读表前说明。

三、填表注意事项：

（一）专业名称：填写要规范，以注册学籍的专业为准。

（二）填表日期：大专学生填表时间为二〇**年六月三十日（大写）

（三）“本人学历及社会经历”栏：

自入小学时起，依时间顺序详细填写，年月要求衔接，中途间断学习和工作的时间也要填入，并加说明。

（四）“家庭主要成员情况”栏：填父、母。政治面貌：党员、团员或群众；工作单位要填写清楚。

（五）“本人身体健康状况”主要填写有无疾病和体质强弱状况。

（六）“主要社会关系情况”栏：填兄弟、姐妹、叔叔、伯伯、舅舅、姑、姨等，所填项目与入学时所填高职登记表表格一致。

（七）“自我鉴定”栏：要认真填写，尽量将该页填满，学生本人签名，按手印，日期为20**年6月30日。

（八）“班组鉴定”栏：由辅导员填写评语，签名，日期为20**年7月1日。

（九）“学校组织意见”栏：辅导员填上“属实”二字，不用签名，日期为20**年7月2日。

（十）表内其他栏目按要求填写。

（十一）本表填好，贴1寸正面半身免冠照片。

 

 

附件6

学籍档案卡填写说明

一、表头填写：

系和专业按照规范名称填写，专业不要带方向，年级为入学时的年份，大专学制3年，五年一贯制学制5年，三二连读学制2年，学号应与录取通知书上学号一致。

二、基本信息填写：

按照实际情况填写，其中姓名、身份证号、性别、民族要与身份证号信息一致，曾用名没有的要填无，家庭住址具体到村或小区，入学日期按照实际报道时间填写，是否退役士兵大学生填是或否，其他信息要如实规范填写，不允许有空白。

三、本人简历填写：

填三个阶段：小学阶段、初中阶段、高中阶段（中专和五专的学生不填此项）、20**年*月*日进入山东轻工职业学院，班主任姓名

例如：2003.9—2008.7    **小学            张**

      2008.9—2011.7    **初中            张**

      2011.9—2014.7    **高中            张**

      2014.9—至今     山东轻工职业学院   张**

四、家庭成员及社会关系填写：
    填父、母、兄弟、姐妹。姓名与身份证信息一致；职业：工人、务农、教师等职务；政治面貌：党员、团员、群众等；所在单位及职务要写清楚。

五、在校学籍情况暂不填写，待学生毕业时根据学生实际情况填写。

六、本表填好后请根据学生的学号尾数将学生照片（1寸正面半身免冠）粘贴于指定位置。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大额招标采购档案管理办法

为进一步规范学院招标采购档案管理工作程序，提高管理水平，形成科学、完整、详实的档案资料，特制定本管理办法。

一、基本原则

（一）档案的文件材料必须反映招标采购项目从申购到验收使用，乃至仪器设备改造的全过程，保证完整、准确、系统。

（二）作为学院固定资产的招标采购档案，均需归档。

（三）完整的招标采购档案由采购申请、合同传阅签字单、招标资料、合同协议、验收单、设备档案、采购报告组成。

二、归档要求

（一）招标采购档案，在仪器设备验收完毕投入使用后三个月内由后勤处整理归档。

（二）招标采购档案按照采购项目分批分类整理组卷，以便于查找利用。

（三）仪器设备的全套随机技术文件，说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料，留一份存档，只有一份的将原件存档，复印件随机使用。

（四）仪器设备在管理、使用、维修和改进工程中形成的文件材料应按时归档，不得随意乱放，以免丢失。

（五）对文件材料和技术文件不全的招标采购档案，档案管理员有权拒绝归档，并通知财务部门暂缓结算，待档案补齐后，方可办理相应手续。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

基建档案工作管理办法

为加强基本建设档案的管理，将学院在基建中形成的，具有保存价值的文件材料、图纸、资料完整、准确、系统地立卷归档，更好地为学院进行基建工程的检查、维护、管理、使用、改建、扩建提供依据和凭证，特制定基建档案工作管理办法。

一、基本原则

（一）基本建设档案是学院在进行基本建设（如教学楼、实验楼、宿舍楼、及其各种公用设施等）过程中形成的文件材料，包括基建计划、规划、基建报告、批复、指示、招标文件、投标文件、中标通知书、各种合同、设计、工程施工、预算书、决算书、施工图纸、竣工说明、审计报告以及工程验收报告等。归档的基建文件必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

（二）归档的主要内容包括：综合管理，可行性研究，设计基础材料、设计文件，工程管理文件，施工文件、竣工文件，基建预算、概算、决算，器材管理，生产技术准备、试生产等八个方面。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的各类材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。归档范围详见《档案类目代号及归档范围、保管期限表》。

二、归档要求及时间

（一）基建进行过程中所形成的文件材料，基建部门必须以高度负责的精神，做到随时收集整理、登记编号、入袋保管、不得散失。

（二）基建部门必须及时对形成的基建档案文件材料进行鉴定，做好立卷归档工作。

（三）竣工图是基建工程的实际反映，是工程的重要档案材料。对竣工图及竣工文件的验收是工程竣工验收的内容之一。

（四）凡需要归档的基建项目的文件材料、图纸、资料一般应归档一份（底图和兰图各一份）。但是重要的和使用频繁的可复制多份，归档一份，其余保存在有关部门，以便使用。

（五）基建项目由多个单位分别承包的，各承包单位负责收集，整理所承包工程的基建文件材料，交基建部门汇总，由基建部门兼职档案员负责向学院档案室办理移交。

（六）凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；管理性文件材料在每年八月底前归档；基建项目在验收后三个月内归档。建筑工程建设资料中有部分原件只有一份，建委档案室必须存档原件的，学院档案室可存复印件。

 

年鉴编撰工作规范

为规范学院年鉴编撰工作，提高档案管理水平，有效开发、利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等规定，结合学院实际制定本规范。

 一、年鉴编撰工作责任人：专职档案管理员

二、学院年鉴编撰要求为：

（一）时间界定

起止日期为每年1月1日至12月31日，超出此时间界限的题材一般不采用，特殊重大事件可以适当上溯和下延。

（二）选材要求

坚持真实、全面、系统、准确地反映学院情况的原则，同时要注重选题及内容的新颖。要注意根据每年的实际情况设计好框架，重点反映学院工作的新思路、新特点、新情况和新变化。要确保信息安全，凡可能涉及到机密的资料和不宜对外公布的材料和数据，一律不予收录。

（三）文字要求

1、年鉴条目内容编排应采用“时间—问题”模式进行记述，即严格按照事件发生的顺序记述。

2、时间表述，一律使用阿拉伯数字书写，年鉴内容记载中所有数字，以书籍、报刊使用数字统一规定为准，年份均用全数，如：“2001年”不得写成“01年”。

3、年鉴中涉及的人物、姓名、职务，必要时应该注明性别、国籍等。机构名称使用简称时，应先用全称。

三、具体工作程序

（一）年初，接到上级年鉴编撰工作通知后，认真领会

精神、学习相关要求。

（二）根据学院年终工作总结、学院大事记等相关资料

组织材料，进行年鉴编撰工作。

（三）年鉴编撰完稿后，交由党政办公室主任审核修订，

党政办公室主任审核通过后，交由分管领导审核签字。

（四）各相关领导审核通过后，加盖学院公章，寄送上

级相关部门。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

山东轻工职业学院全宗卷整理规范

 

为规范学校全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》《全宗指南编制规范》(DA/T12-2012、2012-11-15)，结合工作实际，制定全宗卷整理方法：

一、关于全宗卷

全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案室的业务工作具有重要意义。

二、全宗卷的主要内容

卷一：全宗介绍（档案管理综合材料）

主要包括:1.全宗指南（全宗介绍）；２.档案管理制度；３.档案管理体系网络图；４.档案机构设置和调整文件；5.档案工作人员任免文件；6.档案培训材料；7.年度工作计划和总结；8.学校内设机构和人员编制等（１.2.3.4项为必要项）

卷二：档案收集

主要包括:1.行政、党群、教学、学生、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；２.档案移交目录等；3.征集、收集相关材料（1.2为必要项）

卷三：档案整理

主要包括：１.档案分类方案；２.保管期限和归档范围；3.档案整理工作计划；4.档案整理情况说明等。

卷四：档案鉴定

主要包括:１.档案鉴定工作制度；2.档案工作鉴定小组成员名单；3.鉴定档案分析报告；4.销毁档案的请示与批复；5销毁档案清册等。（如有销毁档案工作2.3.4.5为必要项）

卷五：档案保管

主要包括:1.档案保管工作制度；2.库房安全检查记录；3档案安全检查报告；4.档案库房温湿度记录；5.档案破损情况调查与修复（抢救）；6.档案保管状况分析与工作总结、报告等（2.3.4项为必要项）。

卷六：档案统计

主要包括：1.各类档案收进、移出统计台账；2.档案统计年报等。（1.2项为必要项）

卷七：档案利用

主要包括:１.大事记；２.组织沿革；３.档案借阅登记；４.档案利用事例汇编；５.利用档案资料出版的书籍、汇编；6.档案借阅登记簿；7.档案利用效果登记簿（1、2、3项为必要项）

卷八：档案管理新技术的应用

主要包括：１.办公自动化开发应用情况；２.计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３.档案数字化方案；４.档案数字化成果说明；５.档案管理软件安装盘；6.档案信息化建设发展规划（2、3、5项为必要项）

卷九：综合全宗

主要包括：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，上述卷一——卷八中涉及多个全宗的文件材料。

三、全宗卷的整理

（一）准备

全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理过程中产生的文件材料，先归入预设的全宗卷盒内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，一个类别内文件材料数量较多时可设分卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予剔除。

（二）分类排列

分类：全宗卷按照全宗介绍、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案新技术应用、综合全宗分为9类。

排列：每类全宗卷内文件按照时间顺序依次排列。

（三）装订

卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉线装订，逐件加封面、封底（封面和封底采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件题名、时间、卷号、件号、页数项目，封底空白。（封面样式见附录1）

（四）编号  

卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给一个编号，从第一件始依次顺延，如“１至10”；每类中的文件材料均从“１”始依次顺延。每件文件材料按实际页数在右上角编页码。每一类全宗卷文件材料过多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开。

（五）编目

卷内文件材料要编制全宗卷目录，一式两份，一份置于每盒盒首，一份集中保管。（全宗卷目录样式见附录2）

（六）装盒

整理好的文件材料依次装盒。（盒脊样式见附录3）

注：整理全宗卷时，如各单位管理全宗所形成的卷内文件材料不多，根据实际情况酌情合并全宗卷的内容。

四、全宗卷的管理

全宗卷排列在目录检索工具首位。全宗向档案馆或有关单位移交，其全宗卷应随同移交。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

山东轻工职业学院

各类档案归档整理办法

1.文书档案归档整理办法

2.设备档案归档整理办法

3.会计档案归档整理办法

4.录像（录音）档案归档整理办法

5.照片档案归档整理办法

6.实物档案归档整理办法

7.人事档案归档整理办法

8.电子档案归档整理办法

 

文书档案归档整理办法

一、文书档案归档范围

凡学校在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：

一是本机关形成的文件；二是上级机关颁发的文件；三是下级机关上报的文件；四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。具体请参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）。

二、归档文件整理分工

各科室兼职档案管理员负责本科室文件材料的收集工作。党政办公室专职档案员负责按照文书档案管理规定接收各部门文件材料，并按照档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料进行整理归档。

三、归档文件整理的方法和质量要求

（一）文件材料整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）本单位文书档案采用年度—保管期限进行分类。各科室、单位形成的文件应区分年度、保管期限集中排放在一起。

（三）归档文件应准确判断保管期限。本机关文书档案保管期限分两种：永久、30年、10年。

（四）件的确定。归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正文（包括附件）与底稿为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件。

（五）件内的排序。收文首先是文件阅办单，然后是正文。有收文办理结果的，办理结果在前，收文在后；发文首先是正文，然后是发文稿纸（需加盖印发机构签章），最后是底稿；转发文在前，被转发文在后。

（六）页码编制与装订。归档文件材料永久期限的须去掉金属物，按件采用棉线装订，并在正面有文字的右上角和反面有字的左上角用铅笔标注页码（空白页无需标注）。一般永久档案5页（含5页）以下采用左上角直角装订，5页以上用三孔一线进行装订。10年期限的不需要去掉金属物，页码编写同永久。一件一个页码流水号。

（七）加盖归档章。归档文件应按分类方案结合事由、文号、责任者原则排序，并在文件首页上端的空白位置加盖归档章，归档章内注明全宗号、年度、件号、页数、保管期限。

（八）按保管期限对归档文件材料进行编号，在同一保管期限内的文件按照事由、文号、责任者原则先后排列，排序要规范，便于查考。同一年度同一保管期限编一个流水号，一件一号，不能出现重号或空号。

（九）归档文件材料要符合质量标准。文件应齐全完整；对破损文件进行裱糊；文件材料如有字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况，应当进行复制；不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，以便于档案的利用和保管。

（十）编目。归档文件编目应以“件”为单位，在目录中一件只体现为一条条目，几份文件为一件时，归档文件目录中只对最前面一份文件编目，成套文件（如会议文件、报表、刊物等）逐件加盖归档章后，逐一填写归档文件目录。

（十一）归档文件装盒时，不同年度、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按所编件号顺序装入档案盒，并准确填写档案盒脊背及备考表项目。

（十二）归档文件目录一式三份。一套检索总目录应单独装订成册并编制封面；一套存入全宗卷；一套放于盒内，盒内目录与盒内档案实体相对应。

四、文书档案归档时间

每年办公室（综合科）档案管理员按照文书档案管理规定接收各科室上年度文件材料，并按照档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料进行整理归档，整理完成后于6月30日前移交档案室（电子版同步移交）。

办理档案材料移交时，双方应按照移交目录逐项清点、核对，验收合格后，实行双方签字交接。

 

 

 

 

 

设备档案归档整理办法

一、设备档案归档范围

设备档案是指本单位购置的具有一定科技含量的、非低值易耗品的耐用型设备仪器材料，一般包括四个方面的内容：

一是申批材料，包括购置申请、批复、采购单、订货合同（协议）等；二是随机材料，设备仪器的使用说明书、合格证、保修卡（单）、图纸、装箱单等；三是使用维修材料，设备使用、设备保养、维修记录等；四是旧设备处理材料，设备报废申请书、设备移交清单、设备处理报告。

二、设备档案整理分工

设备档案应由设备采购部门、使用部门、管理部门及处置部门按照设备档案的归档范围和归档要求装订成册，移交档案室，由档案室整理立卷。

三、设备档案整理方法和质量要求

（一）设备档案按照设备类型进行分类，如运输设备、信息化设备、办公设备等，实行每台设备一机一档管理。

（二）设备档案归档时文件材料要去掉金属物，按件采用棉线装订（参照文书档案装订要求），并在正面有字的右下角和反面有字的左下角标注页码（空白页无需标注）。

（三）组件后在每份文件首页的右上角加盖档号章。

（四）归档文件装盒时，不同类别的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按所编件号顺序装入档案盒，制定设备档案目录，并填写档案盒脊背及备考表项目。

四、设备档案归档时间

随时移交归档整理。办理档案材料移交时，双方应按照移交目录逐项清点、核对，验收合格后，实行双方签字交接。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

会计档案归档整理办法

一、会计档案归档范围

凡是本单位内其职能活动中形成的会计报表、会计账簿、会计凭证、其他会计核算资料等会计核算的专业材料，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。会计档案一般包括四个方面的内容：

一是会计报表，月度、季度、年度财务报表；二是会计账簿，总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿；三是会计凭证，原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；四是其他会计核算资料。

二、会计档案整理分工

财务科负责会计档案的收集、装订、整理立卷及电子化整理工作。档案管理员负责监督检查归档文件材料的整理质量与效果。

三、会计档案整理方法和质量要求

（一）会计档案按照中华人民共和国财政部、国家档案局2015年12月11日印发的《会计档案管理办法》（令第79号）执行。

（二）会计档案案卷的编号，应以一本报表、账簿或凭证为单位编制案卷号。

（三）会计报表归档前需进行整理，去掉金属物，包上封面，装订成册，封面写明案卷名称、类别、所属年月和编号。

（四）会计账簿归档前需去掉金属物，包上封面，写明账册名称、所属年月、记账员姓名、账册页数。

（五）会计凭证归档前需去掉金属物，包上封面，装订成册，在封面上进行编号。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

录像（录音）档案归档整理办法

一、录像（录音）档案归档范围

凡是本单位在社会活动中形成的具有保存价值的录音、录像、磁盘、光盘等音视频材料，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。录像（录音）档案一般包括以下五个方面的内容：

一是本单位召开的工作会议、重要的专业会议、表彰大会等的录像（录音）材料；二是上级单位领导对本单位视察、检查、指导工作时形成的录像（录音）材料；三是本单位在外事活动中和具有重大历史意义的活动中形成的录像（录音）材料；四是本单位领导参加重要会议或重大活动形成的录像（录音）材料；五是记录本单位形成的其他有保存价值的录像（录音）材料。

二、录像（录音）档案整理分工

录像（录音）材料于形成后一个月内由责任者或责任单位整理并编写说明，档案管理员负责录像（录音）档案的分类整理工作。

三、录像（录音）档案整理方法和质量要求

（一）录音、录像、在每类中编制流水档号。

（二）磁质载体声像档案要保存在消磁柜中，特别珍贵的可复制一至二套。

四、录像（录音）档案归档时间

录像（录音）材料于形成后2个工作日内由责任者或责任单位整理并编写说明向档案室办理移交手续，档案室于次年6月底前完成整理归档。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

照片档案归档整理办法

一、照片档案归档范围

凡是本单位在社会活动中形成的具有保存价值的照片、底片等，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。照片档案一般包括以下五个方面的内容：

一是本单位召开的工作会议、重要的专业会议、表彰大会等的照片；二是上级单位领导对本单位视察、检查、指导工作时形成的照片；三是本单位在外事活动中和具有重大历史意义的活动中形成的照片；四是本单位领导参加重要会议或重大活动形成的照片；五是记录本单位形成的其他有保存价值的照片。

二、照片档案整理分工

照片档案由各部门负责收集、初步整理后，移交档案室，档案管理员负责照片档案的分类整理工作。

三、照片档案整理方法和质量要求

（一）纸质照片档案按照《照片档案整理规范》（GB/T11821-2002）整理。数码照片档案按照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014)整理。

（二）照片号是指照片在卷内的顺序号。每册内的照片号均从1开始编。

（三）参见号为选填项，只有在本张(或本组)照片与其它档案有联系时才用填写，具体内容是填写与其有关的档案的档号。

（五）底片号填写本张照片对应的底片的档号。

（六）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，要概括地揭示照片反映的全部信息，文字要简洁、语言要通顺，一般不超过200个字，时间用阿拉伯数字表示。一般以照片的自然张为单元编写说明，一组联系紧密的照片应加总说明。大照片的说明可另附纸书写，一同保存。

四、照片档案归档时间

照片材料于形成后2个工作日内由责任者或责任单位整理并编写说明向档案室办理移交手续，档案室于次年6月底前完成整理归档。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

实物档案归档整理办法

一、实物档案归档范围

凡是本单位在社会活动中形成的具有保存价值的实物档案，均应齐全完整地收集起来，按规定及时移交档案室，进行分类、整理、归档保存。实物档案一般包括以下四个方面的内容：

一是本单位各项工作取得重大成果所获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗和证书等受奖物品；二是本单位在各项活动中接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）、领导题词及其它馈赠礼品等；三是本单位在改用新印章后替下的旧印章。

二、实物档案整理分工

各部门收到实物后一周内移交档案室，档案管理员负责实物档案的分类整理工作。

三、实物档案整理方法和质量要求

（一）实物档案以物件为立档单位，一件一号。

（二）实物档案需按照各属类分别编写实物档案目录和归档号，归档号要按照时间顺序编写并粘贴在实物上（一般为右下角）。

（三）印章档案要放置在印章档案盒中集中保管。

（四）荣誉实物档案要采用陈列的形式放置在荣誉柜中集中展示。

四、实物档案归档时间

各部门须在收到的实物后一周内移交档案室，档案室随时整理归档。

 

 

 

 

人事档案归档整理办法

人事档案按照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行，由人力资源管理处整理并负责保管。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

电子档案归档整理办法

一、电子档案归档范围

电子档案归档范围是在工作活动中形成的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件（包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件），具体范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行。

二、电子档案整理分工

电子档案由档案形成部门按照电子档案归档要求预整理后，交由档案室统一整理归档。

三、电子档案的整理方法和质量要求

（一）归档文件的电子版要遵循扫描清晰、准确还原纸制归档文件的原则，电子版归档文件要与纸制版内容完全一致。

（二）文字型电子文件以XML文档和RTF、PDF为通用文件格式，不宜采用DOC、WPS、XLS、PPT等其他格式作为永久保存格式。

（三）使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集。图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。

（四）采用计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的图形电子文件(如设计模型、图纸、图画等)，收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。

（五）用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

（六）用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。

（七）用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整。并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

（八）用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集。应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。

（九）对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件，应注意与电子文件一同收集。

（十）使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序，应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集。

（十一）进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式，有无受到计算机病毒感染等。对存储在光盘、磁盘、磁带等介质中的电子文件检查并清除计算机病毒，并注明是否已经过查毒和杀毒处理。档案机构不应接收含有计算机病毒问题或其它隐患的电子文件。

（十二）电子文件形成部门或信息管理部门可采用逻辑归档和物理归档二种方式，将符合归档条件的电子文件移交至档案机构。逻辑归档可实时进行，物理归档可按照纸质文件的规定定期完成。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

（十三）采用物理归档电子文件的单位，档案部门应将电子档案复制至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。涉密电子文件应按要求单独存储在可靠的载体上，并做好相应的标识。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。

（十四）电子档案的存储载体类型按优先顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘、U盘作为电子档案长期保存的载体。

（十五）存储电子文件的载体应贴有标签，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

四、电子档案归档时间

电子档案与各类档案同步整理归档，具体时间参照各类档案归档时间。

 

 

 

 

档案工作奖励和责任追究制度

一、总则

为规范档案工作，提高档案工作管理水平，确保档案材料归档齐全、完整不流失，真正形成人人关心档案工作，档案工作人人有责的工作局面，逐步实现档案工作规范化、标准化、现代化，依据档案工作有关规章制度的规定，特制定本制度。

二、工作原则

（一）制度面前人人平等原则。

（二）实事求是、客观、公平、公正原则。

（三）谁主管谁负责原则。 

（四）过错与责任相适应原则。 

（五）奖励与惩处相结合的原则。

三、考核标准

参照《高等学校档案管理办法》《山东省档案工作业务建设评价标准》。

四、考核办法

考核采取平时掌握和年终考核相结合方式进行。平时由档案工作机构进行督促、检查和指导；年终由档案管理工作领导小组组成考核组，通过听汇报、查库房和档案实体、看有关资料等形式进行综合考核评分。

五、奖惩内容

（一）档案收集、整理、保管、利用、开发、研究等作出显著成绩的，由档案行政管理部门或本单位给予表彰奖励。

（二）档案工作经市档案主管部门通过考核的，由档案行政管理部门或本单位给予表彰奖励。

（三）从事专（兼）职档案工作满30年的，由档案行政管理部门给予表彰奖励。

六、责任追究

（一）各科室、单位对应归档材料没有按要求按时归档的，责令限期改正。 

（二）对已借出的档案材料不能按时归还，造成档案资料损坏、流失，追究档案工作人员责任。 

（三）如因工作人员玩忽职守，造成档案材料损坏流失无法补救的，依照《高等学校档案管理办法》追究其法律责任。

（四）如档案工作经市档案主管部门考核为不合格的，责令限期改正。

七、本制度自下发之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

 

档案灾害应急处理预案

为了进一步做好档案安全工作,切实防范和妥善处置档案安全事故，最大限度地防止突发事件和自然灾害对档案可能造成的损害，提高对各种险情的应急救援能力，达到快速有效救援，减少损失的目的，根据《档案法》《突发事件应对法》的规定，特制定此预案。

一、总则

（一）工作原则

1.预防为主：把预防灾害作为档案安全管理工作的重要任务，从制度上预防灾害的发生，档案应急预案纳入单位总体应急预案，强化日常安全管理，完善灾害紧急处理工作措施，提高应对处置能力。

2.档案优先：当灾害发生时，面临其它物质财产（人员除外）和档案同时需要抢救时，应把保障档案安全作为首要任务，在第一时间采取有效措施，最大限度地减少灾害对档案的危害。

3.应急联动：坚持统一指挥、各负其责、自救为主、部门联动的原则，应组织应对突发性灾害给档案安全造成侵害的处置工作，并及时向上级主管部门报告，切实做到有效预防、及时控制和消除危害。

（二）适用范围

凡在本单位发生影响档案保管安全的突发性事故和自然灾害，如地震、火灾、水灾等，适用本预案。

二、档案室安全应急预案的目标

（一）在应急的情况下，采取最有效的行动消除对档案室档案、资料的威胁。

（二）保护未受损的档案、资料。

（三）抢救已受损的档案、资料。

三、应急准备

（一）物资准备

档案室应按照档案室建筑设计规范的要求，设置必要的安全防护设施，配置灭火必要的档案安全保护设备和耗材。

（二）人力资源配置

组织救灾队伍，培养和训练自救队伍，并对其进行培训指导和专业支持，当事故或灾害发生时，能够协助专业救灾部门自救互助，最大限度减少灾害损失。

（三）防灾减灾准备

配合市应急领导小组积极开展安全教育，有组织、有计划地为档案室工作人员提供防灾减灾知识和培训。宣传应急法律法规和预防、避险、避灾、自救、互救的常识，增强防火减灾意识。

四、应急响应和灾后救助

（一）灾害预警

灾害预报部门发出灾情预警或档案室工作人员发现灾情后，各科室应按规程启动预案。

（二）紧急转移安置

接到重大灾情预警，在学校应急处置领导小组的统一领导下，档案室工作人员和相关科室应按照有关救灾部门的要求，按指定路线将档案转移到临时指定的安置场所，实施紧急避险。

（三）档案抢救保护

档案转移后，应组织相关工作人员做好档案安全防护工作，视灾情严重程度及灾情的发展，及时向上级档案主管部门汇报灾情，申请给予救灾支援。

五、总结经验，持续改进 

突发事件基本平息后，对事件起因、处理过程和结果进行全面的总结，以此总结经验，吸取教训，防止类似事件的再度发生。