一、编制原则

为适应学校档案工作日益发展的需要，实现档案分类编号、排架、检索的标准化和规范化，以进一步加强和促进档案科学管理的业务建设，更好地为学校和社会服务，依据国家档案局1995年发布的《高等学校档案实体分类法》及2008年中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》，结合学校实际情况制定本方案。

学校档案分类方案以学校全部档案为对象，根据学校各项职能活动范畴，将形成于学校同一职能活动领域的档案作为一个整体归入相同类别。在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下，确定同一实体分类体系，并把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。在分类中突出教学、科研档案在学校的中心地位和党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高校职能活动的新情况、新特点。

二、类目设置及标识

类目设置相对稳定，不受偶然因素、短期行为影响，在较长时期不随意改变。类目排列考虑学校档案记述和事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级别之间的划分标准一致。

一级类目是高等学校档案实体的最高层次。如根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十三个一级类目，其名称表示如下：

DQ （党群） XZ（行政） XS（学生） JX （教学） KY（科研） JJ（基本建设） SB（设备仪器） CP（产品生产） CB（出版物） WS（外事） CK（财会） SW（实物）

SX（声像）

一级类目的标识，采用类目名称前二字汉语拼音的第一个字母。

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的规律和特点，结合档案记述反映的内容进行设置。

二级类目的标识采用“双位制”，如：“综合”为01，其余二级类目依次是02、03、04…….09。

三级类目是对二级类目的细分，标识同二级类目。

三、档号的编制

档号是存取档案的代号和排架的依据。必须反映高等学校档案分类体系和物理位置。档案编号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一级类目内的档案不设重号，方便插卷，使其有充分扩展的余地，不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双重功能。

档号包括年度号、分类号、案卷号三部分，模式为年度号-分类号-案卷号。其中：年度号由四位阿拉伯数字组成，分类号是档号的主体，由一、二、三级类目的顺序组成；案卷号是分类号中最下位类目顺序编号。

四、档案的实体排架

由于档号模式属分类开放型编号方法，故在按档号排架时，采取按类目逐级依次排列。在最下位类目中按年代排列，在年代下按案卷号顺序排列。

应该注意的事，按照实体分类法，从维护档案的完整性和方便利用查找考虑，采取同一年代下不同保管期限顺序排列。

五、档案实体分类表

（一）DQ党群类

设一级和二级类目。在二级类目下按保管期限排顺序号。

11  党务综合

12  纪检

13  组织

14  宣传教育

15  统战

16  工会

17  团委

（二）XZ行政类

设一级和二级类目。在二级类目下按保管期限排顺序号。

11  行政综合

12  人事

13  监察、审计

14  武装、保卫

15  总务

16  档案、图书、文博

（三）JX教学类

设一级和二级类目。在二级类目下按保管期限排顺序号。

11  教学综合

12  学科与实验室建设

13  课堂教学与实践

14  教材

注：除教学综合按年度整理外，其余按学年度整理。

（四）科研类

设一级和二级类目。在二级类目下排顺序号。

11  科研综合

12  科研项目

（五）XS学生类

设一级、二级和三级类目。在三级类目下按保管期限排顺序号。

二级类目：

11  招生

12  学籍管理

13  毕业生

注：在三级类目下按保管期限排顺序号，除综合档案按年度整理外，其余按级整理。

（六）JJ基本建设类

设一级和二级类目。在二级类目下排顺序号。

11  基建综合

12  办公设施

13  教学设施

14  生活设施

15  其他

注：按单项工程设置三级类目，依单项工程归档先后顺序排。

（七）SB设备仪器类

设一级和二级类目，在二级类目下排顺序号。

11  设备综合

12  仪器设备项目

注：按仪器设备种类或型号设置三级类目。

（八）CP产品生产类

设一级和二级类目，在二级类目下排顺序号。

11  产品综合

12  其他

（九）CB出版物类

设一级和二级类目。在二级类目下排顺序号。

11  出版综合

12  其他

（十）外事类

设一级和二级类目，在二级类目下排顺序号。

11  外事综合

12  出国（境）

13  来校

14  国际合作与交流

（十一）CK财会类

设一级、二级和三级类目。在三级类目下排顺序号。

二级类目：

11  财会综合

        12  会计报表

        13  会计帐簿

        14  会计凭证

        15  工资清册

（十二）SW实物类

设一级和二级类目，在二级类目下排顺序号。

11  牌匾

12  奖杯

13  奖牌

14  奖状、证书

15  锦旗

16  印信

17  题词、字画

18  校徽、纪念徽章

19  礼品、纪念品

（十三）声像类

设一级和二级类目，在二级类目下排顺序号。

11  声像综合

12  照片

13  录音

14  录像

15  幻灯片

16  磁盘

17  影视胶片

18  缩微胶片

19  光盘